Trello kann in einer Druckerei viel mehr sein als eine Aufgabenliste
Wie ein Trello-Board Gestaltung, Druckvorstufe und Produktion verbindet und dabei Kontext, Dateien und Verlauf in einem Ablauf zusammenhält.
Bei Trello denken wir meist an Organisation: offene, laufende und erledigte Aufgaben. Für Druckereien finde ich jedoch eine andere Nutzung besonders interessant: Das Board wird zum Produktionsablauf. Ich verwende Trello auf diese Weise mit einem meiner Kunden. Wenn ein interner Designer, externe Gestalter und ein Spezialist für Farbseparation an verschiedenen Orten arbeiten, bekommt jeder Auftrag eine eigene Karte, statt Informationen auf E-Mails, Nachrichten und einzelne Dateiübertragungen zu verteilen.
Das Board begleitet den Auftrag
Mein Board bildet die Produktionsschritte ab. Ein Auftrag beginnt bei den eingegangenen Dateien, durchläuft Prüfung und Druckvorstufe, erreicht die druckfertigen Daten und kommt schließlich in die Produktionswarteschlange. Die Karte wandert mit dem Auftrag. Ihre Position zeigt bereits, wo sich die Arbeit befindet. Eigene Spalten können einer Person oder Funktion zugeordnet werden, sodass bei verteilten Teams klar ist, wer den nächsten Schritt übernimmt.
Das Wichtigste steckt in der Karte
Der größte Vorteil ist für mich nicht das Verschieben der Karte, sondern ihr Verlauf. Auftragsangaben, Referenzen, Maße, Hinweise, Links, Kommentare und Änderungen bleiben zusammen. Bei einer Farbseparation kann ich die Druckdatei wieder an dieselbe Karte hängen; Datei und Kontext bleiben verbunden. Auch Monate später ist nachvollziehbar, welche Änderung vorgenommen und welche Version tatsächlich produziert wurde.
Das System muss nicht kompliziert sein
Trello muss nicht alle Systeme eines Unternehmens ersetzen. Es kann einfach als Brücke zwischen Gestaltung, Druckvorstufe und Produktion dienen: Eine Person beendet ihren Teil, übergibt den Auftrag, die nächste bearbeitet und dokumentiert ihn und schickt ihn weiter. Alle sehen denselben Ablauf, und auftragsbezogene Gespräche gehen nicht in einem Messenger verloren.
Ein bekanntes Werkzeug anders eingesetzt
Trello wurde nicht speziell für den Siebdruck entwickelt. Gerade einfache Werkzeuge werden aber nützlich, wenn sie an den tatsächlichen Arbeitsprozess angepasst werden. Wer mit internen und externen Fachleuten arbeitet, kann klein beginnen: einige reale Produktionsschritte anlegen und einen Auftrag hindurchführen. So wird aus der Aufgabenliste ein verständlicher Ablauf für die gesamte Druckerei.