Trello pode ser muito mais do que uma lista de tarefas em uma estamparia
Como um quadro do Trello pode conectar criação, pré-produção e produção, mantendo contexto, arquivos e histórico em um único fluxo.
Quando pensamos no Trello, normalmente pensamos em organização: tarefas a fazer, tarefas em andamento e tarefas concluídas.
Mas existe uma maneira de utilizá-lo que acho particularmente interessante para quem trabalha com estamparia: transformar o quadro em um fluxo de produção.
Eu utilizo o Trello dessa forma com um dos meus clientes e, com o tempo, percebi que ele resolve um problema bastante comum quando várias pessoas participam da preparação de um trabalho — principalmente quando nem todas trabalham no mesmo lugar.
Imagine uma estamparia que tenha um designer interno, dois profissionais freelancers e alguém responsável pela separação de cores. Essas pessoas podem estar em cidades diferentes ou até em países diferentes.
Em vez de informações espalhadas entre e-mails, mensagens e arquivos enviados separadamente, cada trabalho pode ter seu próprio cartão.
E é aí que a coisa começa a ficar interessante.
O quadro acompanha o trabalho
No meu caso, o quadro possui diferentes etapas da produção.
Um trabalho pode começar entre os arquivos recebidos, passar por análise e pré-produção, chegar às artes prontas para impressão e, finalmente, entrar na fila de produção.
O cartão simplesmente vai avançando junto com o trabalho.
Isso significa que, ao abrir o quadro, não é necessário perguntar para alguém:
“Em que etapa está essa arte?”
A própria posição do cartão já responde boa parte da pergunta.
Também é possível criar uma coluna específica para determinado profissional ou determinada função. Quando um trabalho chega ali, fica claro quem precisa cuidar da próxima etapa.
Para equipes que trabalham remotamente, isso é muito útil.
O mais interessante está dentro do cartão
Para mim, porém, a grande vantagem não é simplesmente mover cartões de uma coluna para outra.
É o histórico que fica dentro deles.
Ali podem estar as informações do pedido, referências, medidas, observações, links, comentários entre as pessoas envolvidas e alterações realizadas durante o processo.
No meu trabalho de separação de cores, por exemplo, posso receber uma arte, fazer a separação e depois anexar o arquivo final ao próprio cartão.
Junto com o arquivo fica o contexto.
Se foi feita alguma alteração específica, isso pode ser registrado. Se existe uma observação importante para a produção, ela continua associada àquele trabalho.
Meses depois, alguém pode abrir novamente o cartão e entender o que aconteceu.
Isso evita aquela situação bastante conhecida de encontrar vários arquivos parecidos em uma pasta e tentar descobrir:
“qual deles foi realmente usado na produção?”
Não precisa ser um sistema complicado
Talvez seja justamente isso que eu mais goste nessa utilização do Trello.
Ele não precisa substituir todos os sistemas de uma empresa.
A ideia é muito mais simples.
Ele pode funcionar como uma espécie de ponte entre criação, pré-produção e produção.
Um designer termina sua parte e encaminha o trabalho para a próxima etapa. O profissional de pré-produção recebe, trabalha e registra o que fez. Depois, o trabalho segue para quem vai produzir.
Todos enxergam o mesmo fluxo.
E, como o histórico acompanha o cartão, uma conversa sobre determinado trabalho não precisa ficar perdida em algum aplicativo de mensagens.
Uma ferramenta conhecida usada de outra maneira
O Trello não foi criado especificamente para serigrafia, e talvez seja justamente por isso que muita gente não pense nele dessa forma.
Mas ferramentas simples podem se tornar muito úteis quando adaptadas ao nosso processo de trabalho.
Se você trabalha com uma equipe de criação, profissionais externos ou pessoas responsáveis por diferentes etapas antes da impressão, talvez valha a pena experimentar.
Comece pequeno.
Crie algumas etapas que representem o caminho real de um trabalho dentro da sua empresa e coloque um pedido para percorrer esse fluxo.
Talvez você descubra, como aconteceu comigo, que o Trello pode ser muito mais interessante para uma estamparia do que simplesmente uma lista de coisas a fazer.